Wie Man Automatische Check-Ins & Check-Outs Verwendet

Hellotracks Business erfasst Check-ins (Ankünfte) und Check-outs (Abfahrten) automatisch, ohne dass jemand etwas tun muss, wenn Teammitglieder an Orten oder bei Aufträgen ankommen oder sie verlassen.

Automatische Check-ins und Check-outs sind in den Unternehmenseinstellungen (Company settings) standardmäßig aktiviert. Für Aufträge kannst du die Verzögerung und die Bereichsgröße einstellen, die einen Check-in oder Check-out auslösen; bei Orten bestimmt der Radius jedes Orts die Bereichsgröße.

Die erfassten Check-ins und Check-outs deiner Teammitglieder erscheinen im Standortverlauf und lassen sich auch als Bericht herunterladen.

Schritt 1: Klick auf das Dropdown-Menü neben deinem Namen und wähl Unternehmenseinstellungen (Company settings). Oder geh unten im Hauptmenü auf Einstellungen (Settings) und wähl Unternehmenseinstellungen.

Schritt 2: Wähl Standort & Tracking (Location & tracking).

Schritt 3: Achte unter Automatisches Ein- und Auschecken an Orten und bei Aufträgen (Auto check-ins at places and jobs) darauf, dass das Kästchen angehakt ist, damit automatische Check-ins und Check-outs aktiv sind.

Wenn sie aktiv sind, kannst du einstellen:

• Verzögerung (Delay): die Mindestzeit, bevor ein automatischer Check-in erfasst wird. So vermeidest du doppelte oder falsche Check-ins, wenn ein Teammitglied nur an einem Ort vorbeifährt.
• Größe für Check-ins bei Aufträgen (Area size for check-ins at jobs): die Geofence-Größe, die automatische Check-ins bei Aufträgen auslöst.

Bei Orten nimmt die Bereichsgröße für Check-ins den Radius des Orts. Wie du den Radius änderst, erfährst du hier.

Klick dann auf Speichern (Save).

Schritt 4: Geh im Hauptmenü auf Standort (Location), wähl Standortverlauf (Location history) und klick auf den Namen eines Mitglieds, um seinen Tag (Day) zu öffnen.

Jeder Stopp zeigt, wann das Mitglied angekommen ist, wie lange es geblieben ist (Zeit vor Ort) und bis wann, und ob es bei einem Auftrag oder an einem Ort war. Ein Check-in, den der Mitarbeiter von Hand gemacht hat, ist als Manueller Check-in (Manual check-in) markiert.

Schritt 5: Um die Check-ins von einem oder mehreren Mitgliedern über einen Tag oder Zeitraum aufzulisten, klick auf Fahrten (Trips) und dann auf Stopps (Stops). Die Spalte Typ (Type) zeigt an einem Ort (At place), bei Auftrag (At job) oder Stillstand (Stationary, außerhalb festgelegter Orte), und Dauer (Duration) zeigt die Zeit vor Ort.

Schritt 6: Um die Daten zu exportieren, geh im Hauptmenü auf Analysieren (Analyze) und wähl Berichte (Reports). Wähl dann den Berichtstyp, den du erstellen möchtest.

Für Check-ins und Check-outs gibt es diese Berichtstypen:

• Check-ins
• Stopps (Stops)
• Zeit an Orten (Place on-site times)
• Vor-Ort-Zeiten deines Teams (On-site times of your team)
• Bericht zur Zeitaufteilung (Time allocation report)

Mehr zu Berichten erfährst du hier.