Einstellungen Unternehmen und Berechtigungen

Als Administrator legst du fest, wie dein Hellotracks Business-Konto eingerichtet ist und was dein Team sehen und tun kann. Diese Anleitung erklärt, wie du unternehmensweite Einstellungen festlegst, Standort- und Fahrtdaten verwaltest und die Zugriffsrechte für deine Mitarbeiter und Disponenten bestimmst.

In dieser Anleitung:

• Unternehmenseinstellungen
• Berechtigungen

Schritt 1: Um die Unternehmenseinstellungen und Berechtigungen zu öffnen, klicke oben im Hauptmenü auf deinen Namen und wähle Unternehmenseinstellungen (Company settings). Oder gehe unten im Hauptmenü auf Einstellungen (Settings) und wähle Unternehmenseinstellungen (Company settings).

Links im Fenster findest du diese Seiten: Unternehmensprofil (Company profile), Allgemein (General), Standort & Tracking (Location & tracking), Berechtigungen (Permissions) mit Administratoren (Administrators), Disponenten (Operators) und Mitarbeiter (Workers), Aufträge (Jobs, nur im Dispatch-Plan) und Zahlungsdaten (Billing). Klicke nach einer Änderung auf Speichern (Save) oder auf Abbrechen (Cancel), um sie zu verwerfen.

Unternehmenseinstellungen

Allgemein

Unter Sprache & Formate (Language & formats) legst du die Standard-Sprache (Language) fest (English, Español oder Deutsch), außerdem die Zeitzone (Time zone), das Längenmaß (Measure of length) in Kilometer oder Meilen und das Uhrzeitformat (Time format) mit 24 Stunden oder 12 Stunden (AM/PM).

Unter Benachrichtigungen (Notifications):

• E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Nachrichten senden (Send email notification on new messages): Du bekommst eine E-Mail, wenn eine neue Nachricht eingeht.
• Benachrichtigungen pausieren (Snooze notifications): blendet Live-Pop-ups im Web-Dashboard für alle im Unternehmen aus. Pausierte Pop-ups landen bei der Glocke in der oberen Leiste, und Alarme aus deinen Alarmregeln erscheinen weiterhin als Pop-up. Persönliche Einstellungen zum Pausieren gelten weiterhin. Mehr dazu erfährst du hier.

Standort & Tracking

Unter Standortdaten (Location data) legst du fest, wie Standortdaten erfasst und aufbewahrt werden:

• Standortdaten auf bestimmte Zonen beschränken (Limit location data to specific zones): Standortdaten werden nur innerhalb der ausgewählten Zonen aufgezeichnet.
• Fahrten löschen, die älter sind als (Delete trips older than): Fahrten werden nach der gewählten Zeit automatisch gelöscht (Niemals, 1 Tag, 1 Monat oder 3 Monate).

Automatisches Ein- und Auschecken an Orten und bei Aufträgen (Auto check-ins at places and jobs) erfasst Ankunft, Abfahrt und Zeit vor Ort, wenn Teammitglieder an Orten oder Aufträgen ankommen oder sie wieder verlassen. Ist es aktiv, legst du die Verzögerung (Delay) und die Größe für Check-ins bei Aufträgen (Area size for check-ins at jobs) fest. Check-ins, die kürzer als die Verzögerung sind, werden ignoriert. So gibt es keine falschen Check-ins, wenn jemand nur vorbeikommt.

Ein- und Auschecken in Zonen (Check-ins at zones) erfasst Check-ins und Check-outs, wenn Teammitglieder Zonen betreten oder verlassen.

Unter Erweiterte Einstellungen für die Mobil-App (Advanced mobile app settings) findest du die Listen, aus denen Teammitglieder in der mobilen App auswählen:

• Statusliste (Status list): Status, die Teammitglieder anzeigen können, zum Beispiel Verfügbar, Beschäftigt oder Pause.
• Fahrtzwecke: Zwecke, die Teammitglieder für ihre Fahrten wählen können.
• Fahrtkommentare: Kommentare, die Teammitglieder zu ihren Fahrten hinzufügen können.

Tägliche Replay-Videos schickt jeden Tag ein filmisches 3D-Replay-Video vom Arbeitstag jedes ausgewählten Mitglieds. Ist es aktiv, wählst du die Uhrzeit unter Senden um (Ortszeit des Unternehmens), die Mitglieder (leer lassen, um alle Mitglieder mit Tracking einzuschließen) und die Empfänger der Zusammenfassung am Morgen per E-Mail. Hakst du Jedem Mitglied sein eigenes Video zusätzlich als Push-Benachrichtigung senden an, bekommt jedes Mitglied sein Video auch aufs Handy.

So sieht die Statusliste in der App aus: In der mobilen App wählen Mitarbeiter ihren Status unter Aktuellen Status auswählen (Choose your current status), zum Beispiel Verfügbar.

So sehen Fahrtzwecke und Fahrtkommentare in der App aus: In der mobilen App wählen Mitarbeiter Zweck und Kommentar unter Meine Fahrten (My trips), zum Beispiel Zweck: Inspektion, Kommentar: Pünktlich angekommen.

Berechtigungen

Wähle unter Berechtigungen (Permissions) eine Rolle. Administratoren (Administrators) haben alle Berechtigungen. Disponenten (Operators) und Mitarbeiter (Workers) haben jeweils eigene Schalter, nach Themen gruppiert.

Disponenten

• Auf der Karte (On the map): Mitarbeiter anderer Teams sehen (See workers of other teams), Administratoren sehen und ihnen Aufträge zuweisen (See administrators and assign them jobs) und Auf der Karte sichtbar und kann Aufträge erhalten (Visible on the map and can receive jobs). Ist der erste Schalter aus, sehen Disponenten nur die Mitarbeiter ihres eigenen Teams. Wie du ein Team erstellst, erfährst du hier. Mit dem letzten Schalter behandelt die Disposition Disponenten wie Mitarbeiter.
• Aufträge (Jobs): Sichtbare Aufträge in der Disposition (Jobs visible in Dispatch) mit Alle (All), Team oder ohne Team (Team or unassigned) oder Nur Team (Team only) und Aufträge löschen (Delete jobs).

Mitarbeiter

• Auf der Karte (On the map): Mitglieder des eigenen Teams sehen (See members of the same team) in der mobilen App.
• Tracking: Tracking deaktivieren (Deactivate tracking), Energiesparmodus (Battery save mode), Nur während der Arbeitszeit tracken (Track only during working hours) und Eigene Arbeitszeiten bearbeiten (Edit own working hours). Wie du Arbeitszeiten festlegst, erfährst du hier.
• Fahrten (Trips): Fahrten hinzufügen und bearbeiten (Add and edit trips) und Hinzugefügte oder bearbeitete Fahrten müssen genehmigt werden (Added or edited trips need approval).
• Aufträge (Jobs): Auftragskalender (Job calendar), Eigene Aufträge anlegen (Create own jobs), Einen Auftrag auf einen anderen Tag verschieben (Move a job to another day), Den Standort eines Auftrags ändern (Change a job's location), Eigene Route optimieren (Optimize own route) und Einen Auftrag ablehnen (Reject a job).
• Orte und Zonen (Places and zones): Orte anlegen und bearbeiten (Create and edit places), Sichtbare Orte in der App (Places visible in the app) und Sichtbare Zonen in der App (Zones visible in the app).
• Nachrichten (Messages): Mitgliedern des eigenen Teams schreiben (Message members of the same team).