Wie Funktionieren Check-ins & Check-outs?

Wenn Teammitglieder an Orten oder bei Aufträgen ankommen oder sie wieder verlassen, werden Ankunft, Abfahrt und die gesamte Zeit vor Ort erfasst.

In Hellotracks Business gibt es zwei Arten, Check-ins (Ankünfte) und Check-outs (Abfahrten) zu erfassen:

• Automatisch: Aktiviere die automatischen Check-ins und Check-outs an Orten oder bei Aufträgen.
• Manuell: Bitte dein Team, in der mobilen App manuell ein- und auszuchecken.

In dieser Anleitung:

1. Wie man automatische Check-ins & Check-outs nutzt

2. Wie man manuelle Check-ins & Check-outs in der mobilen App nutzt

3. Wie man die Check-ins & Check-outs des Teams im Web-Dashboard ansieht

1. Wie man automatische Check-ins & Check-outs nutzt

Schritt 1: Klicke auf das Dropdown-Menü neben deinem Namen und wähle Unternehmenseinstellungen (Company settings). Oder gehe unten im Hauptmenü auf Einstellungen (Settings) und wähle Unternehmenseinstellungen (Company settings).

Schritt 2: Wähle Standort & Tracking (Location & tracking).

Schritt 3: Achte unter Automatisches Ein- und Auschecken an Orten und bei Aufträgen (Auto check-ins at places and jobs) darauf, dass das Kästchen angehakt ist. Dann sind automatische Check-ins und Check-outs aktiv.

Danach kannst du Folgendes anpassen:

• Verzögerung (Delay): Lege eine Mindestzeit fest, bevor ein automatischer Check-in erfasst wird. So vermeidest du doppelte oder falsche Check-ins, wenn ein Teammitglied nur an einem Ort vorbeikommt.
• Größe für Check-ins bei Aufträgen (Area size for check-ins at jobs): Wähle die Größe des Geofence, der automatische Check-ins bei Aufträgen auslöst.

Bei Orten richtet sich der Bereich für Check-ins nach dem Radius des Orts. Wie du den Radius änderst, erfährst du hier.

Klicke dann auf Speichern (Save).

2. Wie man manuelle Check-ins & Check-outs in der mobilen App nutzt

Bitte dein Team, diese Schritte in der mobilen App zu befolgen.

Orte

Schritt 1: Öffne die Hellotracks-App auf deinem Apple- oder Android-Gerät.

Schritt 2: Tippe oben links auf das Hauptmenü.

Schritt 3: Wähle Meine Orte (My places).

Schritt 4: Wähle in deiner Liste den Ort, an dem du ein- oder auschecken möchtest.

Aufträge

Schritt 1: Öffne die Hellotracks-App auf deinem Apple- oder Android-Gerät.

Schritt 2: Tippe auf Aufträge (Jobs), um die Liste deiner Aufträge für den Tag zu sehen.

Schritt 3: Tippe auf einen Auftrag und dann auf Mehr (More), das Symbol mit den drei Punkten.

Schritt 4: Wähle Manueller Check-in (Manual check-in) oder Manueller Check-out (Manual check-out). Dein manueller Check-in oder Check-out wird dann gespeichert und im Auftrag unter Manuelle Check-ins (Manual check-ins) angezeigt.

3. Wie man die Check-ins & Check-outs des Teams im Web-Dashboard ansieht

Schritt 1: Wenn du Check-ins und Check-outs für dein Team eingerichtet hast, gehe im Hauptmenü auf Standort (Location) und wähle Standortverlauf (Location history).

Schritt 2: Klicke auf den Namen eines Mitglieds, um seinen Tag (Day) zu öffnen.

Bei jedem Stopp siehst du, ob er bei einem Auftrag oder an einem Ort war oder ob es eine Pause woanders war, dazu die Ankunftszeit, die Zeit vor Ort und bis wann der Stopp gedauert hat. Einen Check-in, den der Mitarbeiter von Hand gemacht hat, erkennst du an Manueller Check-in (Manual check-in). Wurde er nicht am Auftrag gemacht, steht die Entfernung zum Auftrag dabei. Der Hinweis ganz unten zeigt dir, wie viele Check-ins manuell waren.

Schritt 3: Um die Check-ins in einer Tabelle zu sehen, klicke auf Fahrten (Trips) und dann auf Stopps (Stops). Die Spalte Typ (Type) zeigt an einem Ort (At place), bei Auftrag (At job) oder Stillstand (Stationary) (außerhalb festgelegter Orte), und Dauer (Duration) zeigt die Zeit vor Ort. Im Dispatch-Plan zeigt die Spalte Check-in außerdem GPS für einen automatischen Check-in oder Manuell (Manual) mit der Entfernung zum Auftrag.