Einen Auftrag Per E-Mail Erstellen Und Zuweisen
Diese Anleitung erklärt, wie Sie schnell einen Job in Hellotracks erstellen, indem Sie eine E-Mail senden, und wie Sie steuern, wem der Job zugewiesen wird – automatisch oder manuell.
Schritt 1: Senden Sie Ihre Job-Details an die dedizierte Hellotracks E-Mail-Adresse: job@mail.hellotracks.com.
- Die Betreffzeile Ihrer E-Mail wird zum Job-Titel (wenn Sie keinen im Textkörper angeben).
- Der gesamte Textkörper (Inhalt) Ihrer E-Mail wird dem neu erstellten Job als Beschreibung beigefügt.
⚠️ Wichtiger Hinweis: Die E-Mail muss von einer verifizierten E-Mail-Adresse gesendet werden, oder die verifizierte Adresse muss in Cc gesetzt werden. Sie können Ihre E-Mail-Adresse in Ihren Profileinstellungen verifizieren.
Schritt 2: Um Job-Details festzulegen und einen Mitarbeiter zuzuweisen, geben Sie den Feldnamen, gefolgt von einem Doppelpunkt und der Information, in separaten Zeilen im E-Mail-Textkörper ein:
| Feld zum Einfügen | Beschreibung |
| Title: | Job-Titel (Wird der Betreff verwendet, falls nicht enthalten.) |
| Address: | Der Standort des Jobs. Hellotracks ermittelt die Koordinaten automatisch. |
| Priority: | Legen Sie die Wichtigkeit des Jobs fest (z.B. High, Medium, Low). |
| Contact Name: | Der Name des Kunden oder Ansprechpartners vor Ort. |
| Contact Phone: | Die Telefonnummer des Kontakts. |
| Team: | Weisen Sie den Job einem bestimmten Team zu. |
| Assignee: | Der Name des spezifischen Mitarbeiters, dem Sie den Job zuweisen möchten. |
| Auto-assign: | Verwendet die Systemlogik, um den besten verfügbaren Mitarbeiter für den Job zu finden. |
Tipp: Alle Felder, die beim Excel/CSV-Import unterstützt werden, werden auch per E-Mail unterstützt. Sie können die vollständige Vorlage in der Anleitung einsehen oder herunterladen: So: Aufträge importieren
Schritt 3: Sie können wählen, ob Sie den Job automatisch oder manuell zuweisen möchten, basierend auf dem, was Sie in Ihre E-Mail aufnehmen.
Wenn Sie ein Zuweisungsfeld einfügen, verarbeitet das System es wie folgt:
| Wenn Sie festlegen... | Was in Hellotracks geschieht |
| Assignee: [Name des Mitarbeiters] | Der Job wird sofort diesem spezifischen Mitarbeiter zugewiesen. |
| Auto-assign: Yes | Der Job wird sofort dem besten verfügbaren Mitarbeiter basierend auf der Systemlogik zugewiesen (Standort, Fähigkeiten, etc.). |
| Assignee: [Name des Mitarbeiters] UND Auto-assign: Yes | Das spezifische Feld Assignee hat Vorrang. |
| Keines der Felder ist gesetzt | Der Job wird im System als nicht zugewiesen erstellt. |
Wenn Sie weder Assignee noch Auto-assign festlegen, wird der Job als nicht zugewiesen erstellt. Ein Administrator oder Disponent muss ihn dann manuell zuweisen:
- Gehen Sie in das Menü Disposition (Dispatch).
- Finden Sie den neu erstellten, nicht zugewiesenen Auftrag.
- Weisen Sie den Auftrag einem geeigneten Teammitglied zu.
Nächster Schritt: Um zu erfahren, wie Sie einen nicht zugewiesenen Job zuweisen, lesen Sie unsere Anleitung: Zuständigen Finden.