So: Einen Auftrag erstellen

Aufträge (Jobs) sind Aufgaben oder Zuweisungen, die an Teammitglieder verteilt werden können, typischerweise beinhalten sie Aktivitäten an bestimmten Orten wie Lieferungen, Servicebesuche oder Inspektionen. Aufträge können Details wie Anweisungen, Fristen und zugehörige Formulare enthalten, die Teams helfen, ihre Außendienstaktivitäten effizient zu verwalten, zu verfolgen und zu berichten.

In Hellotracks Business gibt es mehrere Wege, einen einzelnen Auftrag zu erstellen. Unser Ziel ist es, dass Ihr Team den effizientesten Weg findet, einen Auftrag zu generieren, der an Ihr Team verteilt wird.

Möglichkeiten, einen Auftrag zu erstellen:

  1. Einen Auftrag manuell erstellen

Schritt 1: Gehen Sie zum Menü Auftragsverwaltung (Dispatch) und klicken Sie auf die Schaltfläche + (Neuer Auftrag).

Schritt 2: Suchen Sie nach einer Adresse oder einem zuvor gespeicherten Ort (Place). Um mehr über Orte zu erfahren, klicken Sie hier. Alternativ können Sie den Standort direkt auf der Karte auswählen.

Schritt 3: Sobald Sie den Standort für den Auftrag bestätigt haben, können Sie einen Titel dafür eingeben. Dies wird das Erste sein, was Ihr Mitarbeiter in der mobilen App sieht. Sie können die vordefinierten Felder verwenden oder eigene benutzerdefinierte Felder erstellen, um dem Auftrag weitere Details hinzuzufügen.

  1. Einen Auftrag aus der Mitarbeiterübersicht erstellen

Schritt 1: Gehen Sie zum Menü Auftragsverwaltung (Dispatch).

Schritt 2: Wählen Sie das Teammitglied aus, dem Sie den Auftrag zuweisen möchten, und klicken Sie dann auf Zur Übersicht hinzufügen (Add to Board).

Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche (+). Oder klicken Sie auf Neuer Auftrag (New Job), falls noch keine Aufträge zugewiesen wurden.

Schritt 4: Wählen Sie Neuen Auftrag einfügen (Insert new job). Die Karte wird angezeigt, um den Auftragsstandort einzurichten.

Schritt 5: Sobald Sie den Standort für den Auftrag bestätigt haben, können Sie einen Titel dafür eingeben. Dies wird das Erste sein, was Ihr Mitarbeiter in der mobilen App sieht. Sie können die vordefinierten Felder verwenden oder eigene benutzerdefinierte Felder erstellen, um dem Auftrag weitere Details hinzuzufügen.

  1. Einen Auftrag aus Vorlagen erstellen

Schritt 1: Gehen Sie zum Menü Auftragsverwaltung (Dispatch) und wählen Sie Vorlagen (Templates).

Schritt 2: Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie für den Auftrag verwenden möchten, und klicken Sie dann auf + Auftrag (+ Job) und Erstellen (Create).

Schritt 3: Füllen Sie alle zusätzlichen Details aus oder nehmen Sie notwendige Anpassungen vor und klicken Sie dann auf Speichern (Save).

  1. Einen Auftrag durch Importieren erstellen

Schritt 1: Gehen Sie zum Menü Auftragsverwaltung (Dispatch), dann klicken Sie auf die Schaltfläche Aufträge importieren (Import jobs).

Schritt 2: Importieren Sie die Informationen per Datei-Upload oder kopieren Sie die Daten direkt in die bereitgestellte Tabelle.

Hinweis: Vorlagen stehen zum Download bereit. Klicken Sie einfach auf Infos zu Vorlagen.

Schritt 3: Klicken Sie auf Import starten (Start Importing).

  1. Einen Auftrag aus bestehenden Aufträgen erstellen

Schritt 1: Gehen Sie zum Menü Auftragsverwaltung (Dispatch) und wählen Sie Alle Aufträge (All jobs), oder wählen Sie ein Teammitglied aus, dessen Auftrag Sie kopieren möchten.

Schritt 2: Wählen Sie den bestehenden Auftrag aus, den Sie kopieren möchten.

Schritt 3: Klicken Sie auf das Symbol Auftrag klonen (Clone Job), dann klicken Sie auf Klonen (Clone).

Schritt 4: Füllen Sie alle zusätzlichen Details aus oder nehmen Sie notwendige Anpassungen vor und klicken Sie dann auf Speichern (Save).

  1. Einen Auftrag in Slack erstellen

Schritt 1: Gehen Sie von Einstellungen (Settings) unten im Hauptmenü zu API & Integrationen (API & Integrations).

Schritt 2: Klicken Sie auf Zu Slack hinzufügen (Add to Slack).

Schritt 3: Ihr Slack-Konto öffnet sich automatisch, stellen Sie sicher, dass Sie angemeldet sind. Andernfalls melden Sie sich bei Ihrem Slack-Konto an.

Schritt 4: Erlauben Sie Hellotracks den Zugriff auf Ihren Arbeitsbereich.

Schritt 5: Sie können nun Aufträge direkt aus Slack erstellen. Wählen Sie einen Kanal oder eine Direktnachricht aus, klicken Sie auf das Schrägstrich-Symbol [ / ], und dann auf Neuer Auftrag (New Job).

Schritt 6: Geben Sie alle notwendigen Informationen für den Auftrag ein und klicken Sie auf Speichern (Save). Der Auftrag wird in Ihrem Hellotracks-Konto erstellt.

Alternativ können Sie einen Auftrag mit Schrägstrich-Befehlen erstellen. Geben Sie einfach /job in das Nachrichtenfeld ein und klicken Sie auf Senden (Send).

  1. Einen Auftrag per E-Mail erstellen

Sie können eine E-Mail an job@mail.hellotracks.com senden, die automatisch einen neuen Auftrag in Hellotracks erstellt.

Der Betreff der E-Mail wird zum neuen Titel des Auftrags, und der Inhalt der E-Mail wird dem neu erstellten Auftrag beigefügt.

Hinweis: Die E-Mail muss von einer verifizierten E-Mail-Adresse gesendet werden oder die verifizierte Adresse muss in Cc gesetzt sein. Sie können die E-Mail-Adresse in Ihren Profileinstellungen verifizieren. Um mehr über die Verwaltung Ihres Profils zu erfahren, klicken Sie hier.

  1. Einen Auftrag über die API erstellen

Schritt 1: Gehen Sie von Einstellungen (Settings) unten im Hauptmenü zu API & Integrationen (API & Integrations).

Schritt 2: Aktivieren Sie die API für Ihr Unternehmenskonto.

Für weitere Informationen verweisen wir auf die Hellotracks API-Dokumentation hier.

  1. Einen Auftrag mit dem KI-Assistenten erstellen

Schritt 1: Klicken Sie auf das Symbol KI-Assistent öffnen (Open AI Assistant) in der oberen rechten Ecke.

Schritt 2: Wählen Sie Auftragsverwaltungs-Assistent (Dispatch Assistant) aus.

Schritt 3: Geben Sie Ihre Anfrage in das Chat-Feld ein.

Hinweis: Um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus dem KI-Assistenten herausholen, ist es wichtig, effektive Prompts wie in den Beispielen und Funktionen zu verfassen.

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