Einen Auftrag erstellen

Aufträge sind Aufgaben, die du an Teammitglieder verteilst, meist an bestimmten Orten wie Lieferungen, Servicebesuche oder Inspektionen. Aufträge können Details wie Anweisungen, Fristen und zugehörige Formulare enthalten. So kann dein Team seine Arbeit im Außendienst effizient verwalten, verfolgen und dokumentieren.

In Hellotracks Business gibt es mehrere Wege, einen Auftrag zu erstellen. Wähl den, der am besten zur Arbeit deines Teams passt.

Möglichkeiten, einen Auftrag zu erstellen:

• Einen Auftrag manuell erstellen
• Einen Auftrag aus der Route eines Mitglieds erstellen
• Einen Auftrag aus Vorlagen erstellen
• Einen Auftrag durch Importieren erstellen
• Einen Auftrag aus bestehenden Aufträgen erstellen
• Einen Auftrag in Slack erstellen
• Einen Auftrag per E-Mail erstellen
• Einen Auftrag über die API erstellen

1. Einen Auftrag manuell erstellen

Schritt 1: Geh im Menü auf Disposition (Dispatch) und klick neben den Reitern auf + (Neuer Auftrag / New job). Alternativ klickst du oben rechts auf Erstellen (Create) › Auftrag (Job) oder drückst die Taste J.

Schritt 2: Gib eine Adresse oder den Namen eines gespeicherten Orts ein und wähl ihn aus der Liste. Mehr über Orte erfährst du hier. Wenn du die Stelle lieber auf der Karte markierst, wähl Leerer Auftrag (Blank job).

Schritt 3: Neben der Karte öffnet sich Neuer Auftrag (New job). Gib unter Was (What) einen Titel ein. Das sieht dein Mitarbeiter in der mobilen App zuerst. Wähl unter Wer (Who) eine Person (dabei steht, wie viele Minuten Fahrt sie zusätzlich hätte) oder lass den Auftrag Nicht zugewiesen (Unassigned). Wähl unter Wann (When) den Tag, die Minuten vor Ort und bei Bedarf ein Zeitfenster (Time window). Klick dann auf Auftrag erstellen (Create job).

Schritt 4: Für weitere Angaben wie Notizen für den Mitarbeiter, Kontakt, Priorität, Labels oder Anhänge klickst du stattdessen auf Mehr Details (More details). Der Auftrag öffnet sich als Entwurf (Draft) im Seitenfenster rechts neben der Karte, und ein gestrichelter Stopp zeigt, wo er in der Route landet. Füll aus, was du brauchst, und klick auf Auftrag erstellen (Create job).

2. Einen Auftrag aus der Route eines Mitglieds erstellen

Schritt 1: Geh im Menü auf Disposition (Dispatch) und klick in der Personenliste auf das Teammitglied. Seine Route öffnet sich im Board. Fahr mit der Maus zwischen zwei Stopps und klick auf das +, das dort erscheint. Ist die Route noch leer, klickst du auf Neuer Auftrag (New job).

Schritt 2: Die Suche öffnet sich für diese Person und diesen Tag. Wähl einen Ort oder eine Adresse, eine Vorlage oder mit Nochmal (Again) einen letzten Auftrag. Du kannst auch einen der nicht zugewiesenen Aufträge in der Nähe mit Zuweisen (Assign) übernehmen. Mach dann weiter wie oben ab Schritt 3. Der neue Auftrag landet an der Stelle in der Route, an der du geklickt hast.

3. Einen Auftrag aus Vorlagen erstellen

Schritt 1: Geh im Menü auf Disposition (Dispatch) und wähl Vorlagen (Templates).

Schritt 2: Klick neben der gewünschten Vorlage auf + Auftrag (+ Job) und dann auf Erstellen (Create).

Schritt 3: Der neue Auftrag öffnet sich im Seitenfenster rechts neben der Karte. Ändere dort direkt, was nötig ist: Klick auf eine Zeile wie Wer (Who) oder Wann (When) und wähl den neuen Wert. Jede Änderung wird für sich gespeichert.

4. Einen Auftrag durch Importieren erstellen

Schritt 1: Geh im Menü auf Disposition (Dispatch) und klick neben den Reitern auf Aufträge importieren (Import jobs). Du kannst eine CSV- oder Excel-Datei auch direkt auf die Disposition oder auf Alle Aufträge ziehen.

Schritt 2: Klick auf Datei auswählen (Choose a file) oder füge Zeilen ein, die du aus Excel oder Google Sheets kopiert hast.

Schritt 3: Geh durch Spalten (Columns) und Prüfen (Check): Bestätige, was in jeder Spalte steht, und korrigiere die Zeilen, die die Prüfung markiert. Gespeichert wird erst nach der Prüfung. Mehr über das Importieren von Aufträgen erfährst du hier.

5. Einen Auftrag aus bestehenden Aufträgen erstellen

Schritt 1: Geh im Menü auf Disposition (Dispatch) und klick auf den Auftrag, den du kopieren willst, in einer Route oder unter Alle Aufträge (All jobs). Der Auftrag öffnet sich im Seitenfenster rechts neben der Karte.

Schritt 2: Klick in der Leiste unten im Auftrag auf Duplizieren (Duplicate).

Schritt 3: Wähl nach Bedarf Gleiche Person (Same person) und Gleicher Tag (Same day) und klick dann auf Duplizieren (Duplicate). Die Kopie öffnet sich sofort, sodass du ändern kannst, was anders ist.

6. Einen Auftrag in Slack erstellen

Schritt 1: Klick unten im Hauptmenü auf Einstellungen (Settings) und dann auf API & Integrationen (API & Integrations).

Schritt 2: Scroll zu Slack und klick auf Add to Slack.

Schritt 3: Slack öffnet sich im Browser. Melde dich bei deinem Slack-Arbeitsbereich an, falls du noch nicht angemeldet bist.

Schritt 4: Erlaube Hellotracks den Zugriff auf deinen Arbeitsbereich.

Schritt 5: Jetzt kannst du Aufträge direkt in Slack erstellen. Klick in einem Channel oder einer Direktnachricht auf das Symbol / (Schrägstrich) und dann auf New Job.

Schritt 6: Gib die Details des Auftrags ein und klick auf Save. Der Auftrag wird in deinem Hellotracks-Konto erstellt.

Du kannst auch /job in das Nachrichtenfeld eingeben und senden.

7. Einen Auftrag per E-Mail erstellen

Du kannst eine E-Mail an job@mail.hellotracks.com senden. Daraus wird automatisch ein neuer Auftrag in Hellotracks.

Der Betreff der E-Mail wird zum Titel des Auftrags, und der Inhalt der E-Mail wird an den neuen Auftrag angehängt.

8. Einen Auftrag über die API erstellen

Schritt 1: Klick unten im Hauptmenü auf Einstellungen (Settings) und dann auf API & Integrationen (API & Integrations).

Schritt 2: Setz den Haken bei API für das Unternehmenskonto aktivieren (Enable API for your company account).

Mehr dazu findest du in der Hellotracks-API-Dokumentation hier.