Wie Man Eine ETA Page Erstellt Und Teilt

Mit einer ETA-Seite teilst du Live-Infos zur Ankunft über einen sicheren Link, den du einfach weitergeben kannst. Empfänger sehen den Auftragsstatus und die voraussichtliche Ankunftszeit in Echtzeit, ohne sich anzumelden oder eine App zu installieren. So gibt es weniger Rückfragen per Anruf oder Nachricht, wann jemand ankommt.

Je nachdem, welche Optionen für die ETA-Seite aktiv sind, sehen Empfänger auch den zugewiesenen Mitarbeiter und die Live-Karte, sobald der Mitarbeiter unterwegs ist oder sich nähert.

Auf der ETA-Seite können Empfänger außerdem bestätigen, dass sie für die Ankunft bereit sind, Zugangshinweise hinzufügen oder einen anderen Termin anfragen. Mehr dazu findest du hier: Was Empfänger auf einer ETA Page tun können.

Die ETA-Seite findest du im Abschnitt Kunde (Customer) des Auftrags, zusammen mit dem Kontakt des Kunden. Es gibt zwei Wege, eine ETA-Seite zu erstellen und mit Empfängern zu teilen:

Manuell: Du erstellst sie in einem Auftrag, kopierst den Link und teilst ihn selbst.
Automatisch: Hellotracks erstellt sie und schickt sie per E-Mail, je nach deinen Einstellungen für ETA-Benachrichtigungen.

In dieser Anleitung:

1. ETA-Seite manuell in einem Auftrag erstellen

Schritt 1: Geh zu Disposition (Dispatch) und wähle den Tag.

Schritt 2: Klick auf einen geplanten Auftrag, um ihn im Seitenfenster neben der Karte zu öffnen, oder erstelle einen neuen Auftrag. Wie du einen Auftrag erstellst, erfährst du hier.

Schritt 3: Scroll nach unten zum Abschnitt Kunde (Customer). Klick unter ETA-Seite (ETA page) auf ETA-Seite erstellen (Create ETA page).

Schritt 4: Klick neben dem Link auf Kopieren (Copy) und teile den Link mit dem Empfänger. Mit Vorschau (Preview) öffnest du die Seite so, wie der Empfänger sie sieht.

Schritt 5 (optional): Um festzulegen, was die Seite zeigt, klick unter dem Link auf Einstellungen (Settings). Schalte unter Was der Empfänger sieht (What the recipient sees) den Mitarbeiternamen (Worker name) und die Live-Karte (Live map) ein oder aus. Deine Auswahl wird sofort gespeichert.

Hinweis: Mit Widerrufen (Revoke), ebenfalls unter Einstellungen (Settings), funktioniert der Empfängerlink sofort nicht mehr.

Schritt 6: Unter dem Link zeigt der Abschnitt Kunde (Customer), was der Empfänger auf der Seite gemacht hat: wann er sie angesehen (Viewed) hat, ob er bereit (Ready) ist, ob er Zugangshinweise (Access notes) hinzugefügt oder einen anderen Termin angefragt hat (Terminänderung angefragt, Reschedule requested). Ist der Abschnitt zugeklappt, zeigt seine Überschrift das Neueste.

2. Automatische ETA-E-Mails einrichten

Schritt 1: Klick oben links auf deinen Namen und wähle Unternehmenseinstellungen (Company settings).

Schritt 2: Wähle Aufträge (Jobs).

Schritt 3: Setz unter ETA-E-Mail-Benachrichtigungen (ETA email notifications) den Haken bei Sende ETA-Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse des Auftragskontakts (Send ETA notification to the job's contact email address).

Schritt 4: Wähle, wann die ETA-E-Mail rausgehen soll: 60 min, 30 min, 15 min oder 5 min vor der Ankunft (before arrival).

Schritt 5: Pass Betreff der ETA-Benachrichtigung (ETA notification subject) und Text der ETA-Benachrichtigung (ETA notification body) an oder behalte den Standardtext. Mit Auf Standard setzen (Set to default) holst du den Standardtext zurück.

Unterstützte Platzhalter: {eta}, {company}, {driver}, {title}, {etaPageUrl}.

Schritt 6 (wichtig): Achte darauf, dass Link zur ETA-Seite einfügen (Include ETA page link) angehakt ist, damit die E-Mail den Link zur ETA-Seite enthält.

Hinweis: Ist diese Option nicht angehakt, wird die ETA-E-Mail eventuell trotzdem gesendet, aber ohne Link zur ETA-Seite. Gibt es noch keine ETA-Seite, erstellt Hellotracks automatisch eine, sobald die ETA-E-Mail gesendet wird.

Schritt 7 (optional): Leg unter ETA-Seiten-Standards (ETA page defaults) fest, was neue ETA-Seiten standardmäßig zeigen.

Hak Mitarbeiternamen anzeigen (Show worker name) an, um den zugewiesenen Mitarbeiter zu zeigen.
Hak Live-Karte anzeigen (Show live map) an, um den Standort des Mitarbeiters zu zeigen, während er zum Auftrag unterwegs ist.

Diese Standards gelten, wenn eine neue ETA-Seite erstellt wird. Du kannst sie trotzdem für jeden Auftrag einzeln ändern.

Schritt 8: Klick auf Speichern (Save).

Deine Einstellungen für ETA-E-Mails sind jetzt gespeichert. Sorg als Nächstes dafür, dass der Auftrag eine Kontakt-E-Mail-Adresse für die ETA-E-Mail hat.

Schritt 9: Öffne in der Disposition (Dispatch) einen geplanten Auftrag oder erstelle einen neuen. Wie du einen Auftrag erstellst, erfährst du hier.

Schritt 10: Klick im Abschnitt Kunde (Customer) auf Kontakt (Contact). Gib unter E-Mail (Email) die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und klick auf Speichern (Save) oder drück Enter.

Schritt 11: Mehr musst du nicht tun. Hellotracks erstellt die ETA-Seite und schickt den Link automatisch per E-Mail, zu dem Zeitpunkt vor der Ankunft, den du gewählt hast. Willst du die Seite früher erstellen, dir eine Vorschau ansehen oder den Link selbst teilen, klick unter ETA-Seite (ETA page) auf Seite jetzt erstellen (Create page now).