Erste Schritte

Inhaltsverzeichnis

1. Mobile App herunterladen

Sie können die mobile App auf Ihrem Gerät herunterladen, um es auf der Live-Karte zu lokalisieren. Wir empfehlen, die mobile App auszuprobieren, um ein Gefühl für die Erfahrung des Außendienstpersonals zu bekommen.

Denken Sie daran, dass Sie ein Administrator sind, was bedeutet, dass Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter oder Disponenten keinen Zugriff auf Ihren Standort haben.

Suchen und installieren Sie die Hellotracks Mobil-App im Google Play Store oder App Store und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten, d.h. Benutzername und Passwort, an.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Standortberechtigung auf „Immer“ oder „Jederzeit“ (je nach Gerät) aktivieren und die präzise Standortbestimmung für eine genaue Verfolgung aktivieren, auch wenn Hellotracks im Hintergrund läuft.

Sobald Sie die mobile App installiert und sich angemeldet haben, gehen Sie zum Web-Dashboard und wählen Sie Live aus dem Hauptmenü. Sie werden sehen, dass Ihr Profilsymbol auf der Live-Karte erscheint. Sie können sich in Echtzeit lokalisieren und den Status Ihres Geräts sehen, z.B. stationär oder unterwegs.

2. Benutzer hinzufügen

Gehen Sie zu Verwalten (Manage) und wählen Sie Mitglieder (Members). Klicken Sie dann auf + Neues Mitglied (+ New Member). Sie können dieses Mitglied mit einer E-Mail-Adresse erstellen. Die E-Mail-Adresse wird deren Hellotracks-Benutzernamen für die Anmeldung sein.

Sie erhalten eine E-Mail-Einladung, wie sie die Einrichtung ihres Kontos abschließen können. Geben Sie ihren Namen ein und wählen Sie eine Rolle für dieses Mitglied aus den drei verfügbaren Optionen:

• Mitarbeiter haben nur Zugriff auf die mobile App, um ihren Live-Standort zu teilen und sehen Sie ihre Aufträge (Aufgaben oder Einsätze; später erklärt in 6. Aufträge erstellen).
• Disponenten können sowohl auf das Web-Dashboard als auch auf die mobile App zugreifen und Aufträge erstellen, verwalten und versenden.
• Administratoren haben die einzigartige Fähigkeit, Mitglieder hinzuzufügen oder zu löschen und die Kontoeinstellungen des Unternehmens zu verwalten.

Alternativ können Sie Mitglieder ohne E-Mail-Adresse erstellen oder einen Einladungs-Code über Ihre bevorzugte Kommunikations-App teilen. Mitglieder, die sich in der mobilen App mit dem Einladungs-Code anmelden, treten dem Konto mit der Arbeiter Rolle bei.

Alle Benutzer, die Sie hinzufügen, müssen die Hellotracks-App aus dem Google Play Store oder App Store installieren und sich mit ihren Zugangsdaten anmelden. Stellen Sie sicher, dass sie die Standortberechtigung auf „Immer“ oder „Jederzeit“ (je nach Gerät) aktivieren.

3. Benutzerberechtigungen

Als Administrator können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Mitarbeiter und Disponenten auswählen oder abwählen. Sie können beispielsweise für Ihre Mitarbeiter auswählen, dass sie sehen:

• alle anderen Mitarbeiter,
• nur die Mitarbeiter, die Teil ihres Teams sind,
• oder niemanden.

Berechtigungen umfassen auch die Möglichkeit für die Arbeiter, Nachrichten an andere Teammitglieder zu senden und Plätze (gespeicherte Standorte; später erklärt in 5. Plätze erstellen) aus der mobilen App zu erstellen.

4. Live-Karte

Alle Benutzer, die die mobile App aktivieren, erscheinen auf der Live-Karte. Sie können sie in Echtzeit von der Live-Karte aus verfolgen und den Status jedes Benutzers sehen, z.B. stationär oder unterwegs.

5. Plätze erstellen

Plätze sind Geofences, die die häufig besuchten Standorte von Arbeitern darstellen, wie Büros, Kundenstandorte oder Baustellen. Wenn ein Arbeiter einen Platz besucht, erfasst die mobile App automatisch seine Ankunft, Abfahrt und die gesamte Zeit vor Ort.

Gehen Sie unter Verwalten (Manage) zu Plätze (Places) und klicken Sie auf + Neuer Platz (+ New Place), um einen neuen Geofence hinzuzufügen. Wenn Sie mehrere Standorte hinzufügen möchten, können Sie die verfügbare Tabelle verwenden oder die Vorlage unter Plätze importieren (Import places) herunterladen.

Geben Sie die Adresse ein oder wählen Sie den Standort auf der Karte aus.

Ziehen Sie den Kreis an den Seiten, um den Radius zu ändern.

6. Aufträge erstellen

Aufträge sind Aufgaben oder Einsätze, die an Mitarbeiter versendet werden können, typischerweise mit Aktivitäten an bestimmten Standorten wie Lieferungen, Servicebesuchen oder Inspektionen. Jeder Auftrag dient auch als Geofence, der die Ankunft, Abfahrt und die gesamte Verweildauer eines Mitarbeiters vor Ort automatisch erfasst.

Gehe von Workflow zu Disposition (Dispatch) und klicke auf + (Neuer Auftrag) (New Job), um einen neuen Auftrag zu erstellen. Wenn Sie mehrere Aufträge erstellen möchten, können Sie die verfügbare Tabelle verwenden oder die Vorlage herunterladen, indem Sie auf das Pfeil-nach-unten-Symbol in einem Quadrat Aufträge importieren (Import Jobs) klicken.

Wählen Sie den Arbeiter und das zugewiesene Datum für den neuen Auftrag aus. Nach der Erstellung wird der Job in der mobilen App für den Arbeiter erscheinen, um ihn im Feld abzuschließen.

7. Check-In/Out-Benachrichtigungen

Passen Sie Ihre Check-in/out-Einstellungen für Plätze und Aufträge an, indem Sie auf das Dropdown-Menü unter Ihrem Profil klicken und Unternehmen (Company) auswählen (siehe Screenshot unter 3. Benutzerberechtigungen. Gehen Sie dann zu Einstellungen Unternehmen (Company Settings).

8. Position (Fahrten, Stopps & Timeline)

In Position (Location), Fahrten (Trips) werden jede gefahrene Strecke einschließlich ihres Startorts, Ziels, der Qualität, der Gesamtdistanz und der Dauer angezeigt. Während Stopps (Stops) jede Pause und deren Gesamtdauer in Platz (at Place), bei Auftrag (at Job), oder stillstand (stationary) (außerhalb definierter Standorte) angezeigt werden.

Zusätzlich können Sie zur Timeline Ansicht wechseln, die einen chronologischen Überblick über alle ihre Aktivitäten im Laufe des Tages zeigt.

Sie sind startklar – beginnen Sie effektiv mit der Verwaltung Ihres Außendienstpersonals!