Erste Schritte
Diese Anleitung beschreibt die Einrichtung eines Hellotracks Business-Kontos. Sie zeigt die Schritte, die ein Administrator dabei erledigt.
Starte im Web auf hellotracks.com und lade dein Team dann aus deinem Konto heraus ein. Registriert sich ein Teammitglied in der mobilen App, bevor es eingeladen wurde, legt es ein eigenes privates Konto an, das nicht in deinem Web-Dashboard erscheint.
Lieber ein Video? Sieh dir unsere 10-minütige Hellotracks Business-Demo an. Sie gibt dir einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Abläufe.
Inhalt
Los geht's
In Echtzeit verfolgen
Orte und Aufträge anlegen
Sehen, was passiert ist
1. Die Einrichtungskarte
Solange dein Unternehmen neu ist, zeigt dir eine Einrichtungskarte auf der Live-Karte einen Schritt nach dem anderen, zum Beispiel Schritt 1 von 4 (Step 1 of 4). Die Schritte passen zu dem, was dein Team macht: Reparatur (Repair), Reinigung (Cleaning), Pflege (Home care), Sicherheit (Security), Lieferdienst (Delivery), Außendienst (Field sales) oder Anderes (Other). Das wählst du beim Einrichten deines Unternehmens oder direkt auf der Karte. Jeder Schritt hakt sich von selbst ab, sobald er passiert, zum Beispiel wenn das erste Handy auf der Karte ist, der erste Auftrag verschickt oder der erste Besuch gezählt wird.
Der erste Schritt bringt dein Team auf die Karte. Klick auf Einladung kopieren (Copy invite), um eine fertige Nachricht mit deinem Einladungscode zu kopieren, und schick sie deinem Team. Mit Auch mein eigenes Handy tracken (Track my own phone too) installierst du die App auf deinem eigenen Handy.
Du kannst einen Schritt Überspringen (Skip) und später nachholen. Um die Karte wieder zu öffnen, klick auf das Menü neben deinem Profil und wähl Einrichtung (Setup).
2. Mobile App herunterladen
Du kannst die mobile App auf deinem eigenen Handy installieren, um dich selbst auf der Live-Karte zu sehen. Wir empfehlen, die App auszuprobieren, damit du weißt, wie sie für dein Team im Außendienst aussieht.
Denk daran, dass du Administrator bist: Mitarbeiter und Disponenten haben keinen Zugriff auf deinen Standort.
Such im Google Play Store oder im App Store nach der Hellotracks-App und installier sie.
Oder klick auf der Einrichtungskarte auf Auch mein eigenes Handy tracken (Track my own phone too) und scann den QR-Code mit deinem Handy.
Öffne die App, tippe auf Anmelden (Log in) und melde dich mit deiner E-Mail-Adresse oder deinem Benutzernamen und deinem Passwort an.
Danach führt dich die App durch Richte dein Handy ein (Set up your phone). Erlaube den Standortzugriff Immer (Always) beziehungsweise Immer zulassen (All the time), je nach Gerät, und lass den genauen Standort an, damit das Tracking auch funktioniert, wenn Hellotracks im Hintergrund läuft.
Sobald du angemeldet bist, öffne das Web-Dashboard, wähl im Hauptmenü Standort (Location) und klick dann auf Live. Dein Profilbild erscheint auf der Live-Karte, und du siehst dich in Echtzeit mit deinem Status, zum Beispiel unterwegs.
3. Benutzer hinzufügen
Geh zu Verwalten (Manage) und wähl Mitglieder (Members). Klick dann auf Leute einladen (Invite people) und wähl Leute einladen (Invite people).
Füg die Namen und E-Mail-Adressen deiner Teammitglieder ein, eine Person pro Zeile. Wähl die Rolle (Role) und bei Bedarf ein Team und klick auf Einladungen senden (Send invites). Jede Person bekommt eine E-Mail mit einem Link zum Beitreten, und ihre E-Mail-Adresse wird ihr Hellotracks-Login.
Es gibt drei Rollen:
- Mitarbeiter nutzen nur die mobile App. Sie teilen ihren Live-Standort und sehen ihre Aufträge (Aufgaben oder Einsätze; mehr dazu unter 7. Aufträge anlegen).
- Disponenten nutzen das Web-Dashboard und die mobile App und können Aufträge anlegen, verwalten und disponieren.
- Administratoren können zusätzlich Mitglieder hinzufügen oder löschen und die Einstellungen des Unternehmens verwalten.
Alternativ wählst du Eine Person anlegen (Add one person), um ein Mitglied mit Benutzernamen und Passwort ohne E-Mail anzulegen, oder Datei importieren (Import a file), um bis zu 200 Personen aus einer CSV- oder Excel-Datei hinzuzufügen. Du kannst auch deinen Einladungscode teilen: Wer sich in der mobilen App mit dem Einladungscode registriert, tritt mit der Rolle Mitarbeiter bei. Wie das geht, erfährst du hier.
Alle, die du hinzufügst, installieren die Hellotracks-App aus dem Google Play Store oder dem App Store und melden sich an. Achte darauf, dass sie den Standortzugriff Immer (Always) beziehungsweise Immer zulassen (All the time) erlauben, je nach Gerät.
4. Benutzerberechtigungen
Als Administrator legst du fest, was deine Mitarbeiter und Disponenten dürfen. Du entscheidest zum Beispiel, ob Mitarbeiter die Mitglieder ihres eigenen Teams auf der Karte sehen, das Tracking ausschalten, Fahrten hinzufügen, Orte anlegen und bearbeiten oder Mitgliedern ihres Teams Nachrichten schicken dürfen.
Klick auf das Menü neben deinem Profil und wähl Unternehmenseinstellungen (Company settings).
Wähl unter Berechtigungen (Permissions) Mitarbeiter (Workers), Disponenten (Operators) oder Administratoren (Administrators) und schalte ein, was sie dürfen.
5. Live-Karte
Alle, die die mobile App aktivieren, erscheinen auf der Live-Karte. Geh zu Standort (Location) und klick auf Live, um dein Team in Echtzeit zu verfolgen und den Status jeder Person zu sehen, zum Beispiel unterwegs oder bei einem Auftrag.
6. Orte anlegen
Orte sind Geofences für Standorte, die deine Mitarbeiter oft besuchen, zum Beispiel die Zentrale, Kunden oder Einsatzorte. Besucht ein Mitarbeiter einen Ort, zeichnet die mobile App automatisch Ankunft, Abfahrt und die Zeit vor Ort auf.
Geh unter Verwalten (Manage) zu Orte (Places) und klick auf + Neuer Ort (New place). Viele Orte auf einmal legst du mit Orte importieren (Import places) an.
Gib die Adresse ein oder klick auf die Stelle auf der Karte, gib dem Ort einen Namen und wähl einen Radius. Du kannst die Markierung und ihren Kreis auch auf der Karte verschieben. Klick dann auf Ort erstellen (Create place).
7. Aufträge anlegen
Aufträge sind Aufgaben oder Einsätze, die du deinen Mitarbeitern zuteilst, meist an einem bestimmten Ort, zum Beispiel Lieferungen, Serviceeinsätze oder Prüfungen. Jeder Auftrag ist auch ein Geofence, an dem Ankunft, Abfahrt und Zeit vor Ort automatisch aufgezeichnet werden.
Geh in die Disposition (Dispatch) und klick neben den Tabs auf + (Neuer Auftrag, New job).
Wähl Wo (Where), also eine Adresse oder einen deiner Orte, gib bei Was (What) den Titel ein, wähl Wer (Who) und Wann (When) und klick auf Auftrag erstellen (Create job). Mehr Details (More details) öffnet den neuen Auftrag im Seitenfenster für alles Weitere; gespeichert wird erst, wenn du auf Auftrag erstellen (Create job) klickst. Danach erscheint der Auftrag in der mobilen App, damit der Mitarbeiter ihn vor Ort erledigt.
Viele Aufträge auf einmal legst du an, indem du eine CSV- oder Excel-Datei in der Disposition (Dispatch) ablegst oder neben der Schaltfläche + auf Aufträge importieren (Import jobs) klickst. Hellotracks prüft jede Zeile, bevor etwas gespeichert wird. Mehr dazu erfährst du hier.
Aufträge und die Disposition gibt es nur im Tarif Dispatch. Im Tarif Location sind sie nicht enthalten. Mehr dazu erfährst du hier.
8. Check-in/out-Benachrichtigungen
Die Check-in- und Check-out-Einstellungen für Orte und Aufträge findest du so: Klick auf das Menü neben deinem Profil und wähl Unternehmenseinstellungen (Company settings) (siehe 4. Benutzerberechtigungen). Geh dann zu Standort & Tracking (Location & tracking) und stell Automatisches Ein- und Auschecken an Orten und bei Aufträgen (Auto check-ins at places and jobs) ein.
9. Standortverlauf (Feld, Tag und Fahrten)
Geh zu Standort (Location) und klick auf Standortverlauf (Location history). Er öffnet sich in der Ansicht Feld (Field): der Tag aller Mitglieder, eine Zeile pro Person, nach Teams gruppiert, mit einer Zusammenfassung, wer unterwegs war, Aufträgen, Zeit vor Ort und gefahrenen Kilometern. Außerdem siehst du, wen du dir ansehen solltest, zum Beispiel wegen Lücken, zu prüfender Fahrten oder eines späten Starts.
Klick auf einen Namen, um Tag (Day) zu öffnen: den Tag dieser Person vom Verlassen des Zuhauses bis zur Rückkehr, mit Stopps in Buchstaben (A, B, C…), der Zeit vor Ort bei jedem Stopp und der Fahrt dazwischen. Bei jedem Stopp steht, ob es ein Auftrag, ein Ort oder eine Pause war. Mit Tag abspielen (Play the day) spielst du den Tag auf der Karte ab.
Unter Fahrten (Trips) findest du eine Tabelle aller Fahrten und Stopps mit Summen.
10. Berichte erstellen
Berichte machen aus den aufgezeichneten Daten deines Teams Dateien zum Herunterladen, mit denen du Einsätze und Leistung über die Zeit auswertest. Je nachdem, was du wissen willst, gibt es verschiedene Berichtsarten.
Geh zu Analysieren (Analyze) und wähl Berichte (Reports), um die Berichtsarten zu sehen und einen Bericht zu erstellen. Wenn du jede Woche eine Stundenliste deines Teams bekommen willst, klick auf Schick mir das jeden Montag (Send me this every Monday). Andere Berichte kannst du ebenfalls regelmäßig automatisch erstellen lassen.
